Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Orchidea Innovations Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja Orchidea palveluun (jäljempänä ”Palvelu”),  markkinointi- ja asiakasrekisteriinsä, henkilöstöönsä, työnhakijoihin, verkkosivuihinsa www.orchideainnovations.com sekä muihin verkkosivuihinsa ja muihin Orchideaan kohdistuviin yhteydenottoihin (esim. tukipyynnöt, asiakastapahtumat) liittyen.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Orchidea Innovations Oy (jäljempänä "Orchidea", ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Orchidea vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Orchidea Innovations Oy

Yritystunnus: 3021829-7

Osoite: Kaikukatu 4 B, 00530 Helsinki

Tietosuojasta vastaavan henkilön nimi:

Jouni Halme

Puhelinnumero: 040 5069443

Osoite: Kaikukatu 4 B, 00530 Helsinki

Sähköposti: etunimi.sukunimi@orchideainnovations.com

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esim. tilaat tietoa uusista blogikirjoituksista, lataat oppaitamme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja
  • saadaan Orchidea palveluun liittyvän asiakassuhteen ylläpidon kautta
  • syntyvät Palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, Postin osoitetietojärjestelmästä, LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.
  • saadaan Google Analytics ja HubSpot -palveluiden avulla verkkosivustomme kävijöistä
  • saadaan työntekijöiltämme ja -hakijoiltamme

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palvelujamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • nimi, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli
  • asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja –kiellot
  • asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • Palvelun käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot
  • Palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja –tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset)
  • työntekijän tai -hakijan perustiedot; työnhakijan ansioluettelo, hakemus ja hakijan suostumuksella saadut referenssitiedot; palkanmaksua varten tarvittavat tiedot; työsuhdetta koskevien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämistä varten tarvittavat tiedot; tiettyjä työntekijän arkaluontoisina pidettäviä tietoja kuten terveydentilaa koskevat tietoja, mutta yksinomaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten. Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä tietoja usealla eri perusteella, mutta varmistamme, että meillä on aina vähintään yksi lain määrittelemä käsittelyedellytys olemassa.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

3.1 Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle Palvelua. Voidaksemme tehdä niin ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän väliseen sopimukseen.

3.2 Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme Palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja myydäksemme sinulle muita palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana Palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

3.3 Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme Palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, Palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä Palvelun kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun varmistaa Palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot Palvelun kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen.

3.4 Henkilöstöhallinto

Työntekijöitä ja työnhakijoita koskevia tietoja käsittelemme pääasiassa vain henkilöstöhallintotarkoituksiin, työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi avoimeen tehtävään.

3.5 Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti; huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä
  • mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

6. Evästeet

Käytämme myös evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.orchideainnovations.com. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Voit lukea lisää evästeistä täältä info.orchideainnovations.com/evasteet

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8. Millaisia oikeuksia ja vaikutuskeinoja sinulla on?

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen support@orchideainnovations.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: www.tietosuoja.fi

9. Henkilötietojen suojaamisen yleiset periaatteet

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

10. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.orchideainnovations.com, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

11. Yhteydenotot

Voit kysyä tästä Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen support@orchideainnovations.fi